การจัดสิ่งแวดล้อมเพื่อระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง-สุขภาวะทางกาย-สุขภาวะทางอารมณ์ -ความปลอดภัยของคนทำงาน
เพื่อให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงที่สุดและมีผลเชิงลบต่อคนทำงานน้อยที่สุดซึ่งพบว่า สภาพแวดล้อมทางกายภาพที่ไม่เหมาะสมก่อให้เกิดความเครียดในการทำงาน ส่งผลเสียต่อสุขภาพทางร่างกายและจิตใจ
สิ่งที่ต้องพิจารณาสภาพแวดล้อมในสำนักงาน-อุณหภูมิ-แสงสว่าง ที่อยู่โดยรอบคนทำงานในขณะปฏิบัติงาน -รูปแบบการจัดวางเครื่องคอมพิวเตอร์
อุณหภูมิและสภาพอากาศในการทำงานคอมพิวเตอร์-ปกติคนจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและอยู่สภาวะสบายเมื่อสภาพอุณหภูมิที่พอเหมาะคือ ไม่ร้อนอบอ้าวจนเกินไปและไม่หนาวเย็นจนเกินไป อุณหภูมิที่สบาย-ปัจจัยสำคัญเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยคือ ความชื้น และ การเคลื่อนที่ของอากาศ โดยพบว่า ในสภาพที่มีลม คนจะรู้สึกหนาวกว่าสภาพที่ไม่มีลม ดังนั้นไม่ควรจัดโต๊ะทำงานอยู่ใต้เครื่องปรับอากาศโดยตรง และ ในห้องที่มีอุณหภูมิสูง คนสามารถทนทำงานได้ถ้าห้องถ่ายเทอากาศได้ดี -เนื่องจากอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์อิเลคทรอนิกส์ ดังนั้นจึงมีความร้อนจากตัวเครื่องอยู่ตลอดเวลาที่มีการใช้งาน ทำให้อุณหภูมิห้องสูง ห้องทำงานคอมพิวเตอร์ จึงควรจัดห้องให้มีสภาพอากาศหมุนเวียนได้ดี เช่น พัดลม หรือเครื่องปรับอากาศ จัดให้ห้องทำงานมีการระบายอากาศได้ดี อัตราการหมุนเวียนของอากาศภายใน 3-6นิ้วต่อวินาที และระดับความชื้นของอากาศอยู่ในช่วง 30-60%
แสงสว่างในการทำงานคอมพิวเตอร์-ระดับความเข้มและคุณภาพของแสงสว่าง มีผลกระทบต่อการทำงาน 2 สภาวะคือ สภาวะที่ความเข้มของแสงน้อยเกินไป และสภาวะของแสงที่มากเกินไป ตามประกาศกระทรวงมหาดไทยที่ว่าด้วยระดับความเข้มของแสงตามลักษณะงานที่ต้องการความละเอียดปานกลาง เช่นงานเขียน อ่านหนังสือ กำหนดให้มีระดับความเข้ม 300 lux -จำนวนของดวงไฟ, ระยะห่างระหว่างสายตาและหน้าจอ, ความชัดเจนของข้อมูลบนจอภาพ, ความถูกต้องของสายตาของคนทำงาน ปัจจัยเหล่านี้จำเป็นต้องนำมาพิจารณาในการจัดสภาพแสงสว่างให้เหมาะสมในการทำงาน หากจัดสภาพไม่เหมาะสมอาจก่อให้เกิดการรบกวนการทำงาน หรือการเมื่อยล้าของกล้ามเนื้อตา(eyestrain)และกระบอกตาได้
ข้อแนะนำในการจัดสภาพแวดล้อมในพื้นที่ทำงาน
1. จัดให้ด้านข้างของจอภาพขนานกับช่องหน้าต่างของห้อง เพราะหากช่องหน้าต่างอยู่ด้านหลังจอภาพ จะทำให้แสงส่องเข้าตา และหากช่องหน้าต่างอยู่ด้านหลัง อาจเกิดเงาหรือจุดมืดของผู้ใช้งานตกกระทบบนจอภาพหรืออาจเกิดจุดสว่างที่จอภาพทำให้มองเห็นข้อมูลไม่ชัดเจน
2. ปริมาณแสงในห้องทำงาน ควรมีความสม่ำเสมอทั่วห้อง ไม่มีจุดสว่างหรือมืดแตกต่างกันมากนัก เพราะหากเกิดสภาพแสงสว่างไม่สม่ำเสมอ เป็นสาเหตุให้เกิดภาวะอ่อนล้าของดวงตา
3. ทำการขจัดแสงเงาที่จะเกิดขึ้น โดยปรับความสูงของจอไม่ให้เกิดเงาสะท้อน และเงาของแสงไฟ รวมถึงการย้ายสิ่งที่เป็นตัวสะท้อนเงาให้พ้นไปจากระดับสายตา เช่นกระดาษหรือเฟอร์นิเจอร์สีขาว ที่จะสะท้อนไปยังจอภาพ ทำให้ความชัดเจนของข้อมูลบนจอภาพลดลง
4. จัดให้แสงจากหลอดไฟ ฉายตรงบนชิ้นงานเอกสาร แต่ไม่ฉายตรงบนจอภาพหรือเข้าตาผู้ทำงาน เนื่องจากแสงไฟที่จ้าเข้าตาผู้ทำงาน มีผลทำให้แสบตา ตาแห้ง หรือปวดศีรษะได้
5. ผนังของห้องทำงานที่อยู่ด้านหลังของจอภาพ ไม่ควรเป็นสีขาวสะท้อนแสงจ้าเข้าตา หากใช้สีขาวก็ควรเป็นสีขาวนวล หรือสีโทนเย็น
6. หากมีช่องแสง ควรใช้ม่านหรือมู่ลี่ เพื่อควบคุมปริมาณแสงในห้อง ลดปริมาณความเข้มแสงที่เข้าสู่ดวงตา
รูปภาพ
การวางแผนและพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ 1 การวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.1 ความหมายและความสำคัญของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. ความหมายของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ คือ การศึกษารายละเอียดทั้งหมดของระบบสำนักงานปัจจุบันเพื่อนำไปประกอบการวิเคราะห์และตัดสินใจสำหรับกำหนดทิศทางหรือแนวทางในการปฏิบัติที่เหมาะสม
2. ความสำคัญของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 ช่วยกำหนดทิศทางขององค์การให้มีจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์ที่แน่นอนชัดเจน
2.2 ทำให้การดำเนินงานมีระเบียบแบบแผนและมีระบบ
2.3 องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมได้เป็นอย่างดี
2.4 ผู้บริหารมีการตัดสินใจได้ดีขึ้น
2.5 ทำให้การวิเคราะห์ปัญหาต่างๆเป็นไปโดยรอบคอบระมัดระวัง
2.6 ทำให้การประสานงานระหว่างบุคลากรดีขึ้นลดการขัดแย้ง
2.7 สามารถควบคุม ติดตามและประเมินผลความก้าวหน้าของระบบงานได้
2.8 ใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ
2.9 ส่งเสริมให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และแนวความคิดใหม่ๆ
3. คุณสมบัติของการวางแผนที่ดี
1.1 การครอบคลุมงาน
1.2 การประมาณ
1.3 การยอมรับ
1.4 การนำไปใช้
1.5 การเปลี่ยนแปลง
1.2 องค์ประกอบของการวางแผนระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. บุคลากรหรือทีมงานวางแผน ประกอบด้วย ผู้บริหาร ผู้ชำนาญการ ผู้ใช้ระบบ และผู้ดำเนินการ
2. ข้อมูลรายละเอียดประกอบการวางแผน ซึ่งเป็นเอกสาร และวิธีการดำเนินงานในปัจจุบัน
3. วัตถุประสงค์ของการวางแผน ซึ่งพิจารณาจากสิ่งเหล่านี้
3.1 วัตถุประสงค์ของระบบ
3.2 ขอบเขตของงาน
3.3 งานที่ต้องดำเนินการ
3.4 ขั้นตอนการดำเนินการ
3.5 เวลา กำลังคน และทรัพยากรต่างๆ
4. วิธีการหรือกระบวนการที่จะทำให้แผนบรรลุวัตถุประสงค์
4.1 เครื่องมือหรือเทคนิคในการวางแผน
4.2 ทรัพยากรอื่นๆที่จำเป็น เช่น เงิน เวลา อุปกรณ์หรือเครื่องมือต่างๆ.
1.3 กระบวนการในการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. ขั้นตอนของการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.1 การจัดเตรียมทีมงานวางแผน
1.2 การศึกษาความเป็นไปได้ ทั้ง 5 ด้าน คือ เทคโนโลยี เงินลงทุน การปฏิบัติงาน เวลา และกฎหมาย กฎระเบียบต่างๆ
1.3 การนำเสนอผลการศึกษาความเป็นไปได้
1.4 การปรึกษากับผู้บริหารระดับสูง
1.5 การศึกษาสำรวจเบื้องต้น 3 ประการ คือ ระบบปัจจุบัน ความต้องการของบุคลากร และเทคโนโลยีใหม่ๆ
1.6 การจัดทำแผน
2. ปัจจัยที่ควรคำนึงในการวางแผนพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 ข้อจำกัดอื่นๆ เช่น สภาวะแวดล้อม สังคม เศรษฐกิจ และปริมาณทรัพยากรต่างๆ
2.2 ความเสี่ยงและความไม่แน่นอน
2 การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 องค์ประกอบในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. ทีมงานพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1.1 คณะกรรมการบริหารโครงการ มีหน้าที่ กำหนดนโยบาย วัตถุประสงค์ ขอบเขตการทำงาน จัดตั้งคณะทำงาน ฯลฯ
1.2 กลุ่มที่ปรึกษา มีหน้าที่ ให้คำปรึกษาแนะนำ ให้ข้อมูลรายละเอียด
1.3 กลุ่มผู้สนับสนุน มีหน้าที่ และข้อเสนอแนะและแนวทาง ให้การสนับสนุนด้านต่างๆ
1.4 กลุ่มคณะทำงาน ซึ่งเป็นบุคลากรผู้ใช้และเจ้าของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2. แผนงานการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 แผนกลยุทธ์ เป็นแผนงานระยะยาวครอบคลุมระยะเวลา 3-5 ปี2.2 แผนดำเนินการ แผนระยะสั้นใช้ระยะเวลา 1 ปี โดยกำหนดรายละเอียดของสิ่งเหล่านี้
2.2.1 เป้าหมาย วัตถุประสงค์ และโครงสร้างขององค์การ
2.2.2 รายละเอียดความสามารถของระบบปัจจุบัน
2.2.3 การคาดการณ์ถึงเทคโนโลยีและวิทยาการที่จะมีผลกระทบต่อแผน
2.2.4 รายละเอียดกิจกรรมที่ต้องทำทั้งแผนระยะยาวและระยะสั้น
3. ข้อมูลรายละเอียดประกอบการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น ขั้นตอนการศึกษาและวิเคราะห์ระบบ มักจะใช้จากรายงานการศึกษาความเป็นไปได้มาประกอบการดำเนินการศึกษาและวิเคราะห์ระบบฯ
4. เครื่องมือหรือเทคนิคในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
4.1 การเขียนโฟลว์ขาร์ต เป็นเทคนิคการเขียนแผนภาพแสดงขั้นตอนการทำงานของระบบสำนักงาน ช่วยทำให้ทีมงานพัฒนาระบบฯ เกิดความเข้าใจในขั้นตอนการทำงานได้ดีขึ้น
4.2 การประมาณการ มีอยู่ 4 ชนิดคือ การมองภาพรวม การต่อรอง การใช้ประสบการณ์ และการระดมความคิด
4.3 การทำระบบต้นแบบ เป็นเทคนิคที่ใช้ช่วยในการออกแบบระบบฯ โดยการสร้างระบบต้นแบบหรือระบบจำลองขึ้นมา เพื่อตรวจหาข้อบกพร่องและปัญหาต่างๆ
4.4 การทำระบบเพื่อนำร่อง เป็นเทคนิคที่ค่อยๆสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติจริงๆขึ้นมาทีละส่วน
4.5 การเขียนแบบแปลน
5. วิธีการหรือกระบวนการในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
5.1 กลยุทธ์ทรีพี มี 3 ขั้นตอนย่อย การทำต้นแบบ การติดตั้งระบบเพื่อนำร่อง และการจัดทำระบบจริง
5.2 วัฏจักรพัฒนาระบบ ประกอบด้วย 6 ขั้นตอนย่อยดังนี้
5.2.1 การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ
5.2.2 การออกแบบระบบ
5.2.3 การพัฒนาระบบและจัดเตรียมบุคลากร
5.2.4 การดำเนินการติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ
5.2.5 การทดสอบระบบ
5.2.6 การประเมินผลและบำรุงรักษาระบบ
6. ทรัพยากรอื่นๆ เช่น เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในระบบ ค่าใช้จ่ายหรือเงินลงทุน
2.2 วิธีการในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติในที่นี้จะกล่าวถึงวิธีวัฏจักรพัฒนาระบบ (System Development Life Cycle,SDLC)1. วัฏจักรพัฒนาระบบขั้นตอนที่
1 การศึกษาและวิเคราะห์ระบบ
1.1 การสัมภาษณ์ จากกลุ่มผู้บริหาร กลุ่มพนักงานปฏิบัติการ
1.2 การตอบแบบสอบถาม
1.3 การสังเกตการณ์
1.4 การสำรวจ
1.5 การจัดทำรายงานขั้นตอนที่
2 การออกแบบระบบ
2.1 การศึกษาเอกสารรายงานวิเคราะห์ระบบปัจจุบัน
2.2 การดำเนินการออกแบบระบบสำนักงานอัตโนมัติ- รูปแบบของสำนักงานอัตโนมัติ- ประเภทของสำนักงานอัตโนมัติ- อุปกรณ์ที่จำเป็น- ระบบสื่อสารเครือข่าย- ระเบียบวิธีปฏิบัติ- ระบบรักษาความปลอดภัย
2.3 จัดทำรายงานออกแบบระบบขั้นตอนที่
3 การพัฒนาระบบและจัดเตรียมบุคลากร
3.1 การสำรวจและศึกษาข้อมูลเพื่อจัดซื้อจัดหาอุปกรณ์และเทคโนโลยี
3.2 การดำเนินการจัดซื้อ จัดหา หรือจัดจ้าง
3.3 การจัดเตรียมสถานที่
3.4 การจัดฝึกอบรมบุคลากร- การฝึกอบรมก่อนการทำงาน- การฝึกอบรมแบบชี้แจงแนะนำ- การฝึกอบรมระหว่างทำงาน- การฝึกอบรมงานเฉพาะอย่าง- การฝึกอบรมในชั้นเรียน- การฝึกอบรมโดยบริษัทผู้แทนจำหน่ายขั้นตอนที่
4 การทดสอบระบบ
4.1 การทำงานของระบบ
4.2 การปฏิบัติงานของบุคลากร
4.3 ความมั่นคงปลอดภัยของระบบขั้นตอนที่
5 การติดตั้งเพื่อใช้งานระบบ
5.1 ติดตั้งฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์
5.2 ติดตั้งระบบซอฟต์แวร์
5.3 ติดตั้งระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ขั้นตอนที่
6 การปรับเปลี่ยนระบบ มีหลายวิธี แบบคู่ขนาน แบบทันทีทันใด และแบบทีละส่วนงาน
6.1 การกำหนดขั้นตอนในการปรับเปลี่ยนระบบ
6.2 การซักซ้อมความเข้าใจกับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง
6.3 การควบคุม กำกับ ติดตามปรับเปลี่ยนระบบ
6.4 การแปลงเอกสารข้อมูลขั้นตอนที่
7 การประเมินผล ปรับปรุง และบำรุงรักษาระบบ
7.1 การประเมินผลระบบ 3 ด้าน คือ การปฏิบัติงาน เศรษฐกิจ และผลกระทบ
7.2 การปรับปรุงระบบ
7.3 การบำรุงรักษาระบบ
2. ประโยชน์ของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ
2.1 มีคุณภาพและมาตรฐาน
2.2 ได้รับการอำนวยความสะดวก
2.3 ลดค่าใช้จ่าย
2.4 ประหยัดเวลา
2.5 ลดความผิดพลาด
2.6 มีความยืดหยุ่น
2.7 มีการควบคุม ดูแล และบำรุงรักษาอุปกรณ์
3 เออร์กอนอมิกส์ในสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 ความหมายและประโยชน์ของเออร์กอนอมิกส์1. ความหมายของเออร์กอนอมิกส์เออร์กอนอมิกส์ เป็นวิทยาศาสตร์ที่ศึกษาเกี่ยวกับความสัมพันธ์ของมนุษย์กับปัจจัยและสิ่งแวดล้อมต่างๆภายในสำนักงาน เช่น เครื่องมืออุปกรณ์ เทคโนโลยี อุณหภูมิ แสง สี เสียง ฯลฯ ว่ามีผลกระทบต่อผู้ใช้ไปในทางบวกหรือลบ การออกแบบหรือจัดรูปแบบสำนักงานอัตโนมัติให้เป็นสถานที่ที่สะดวก สบายน่าอยู่ และปลอดภัยจึงถือเป็นหน้าที่สำคัญที่หน่วยงานหรือองค์การจะต้องดำเนินการ
2. ประโยชน์ของเออร์กอนอมิกส์
2.1 พนักงานรู้สึกสะดวกสบายและพึงพอใจในการทำงาน
2.2 ลดปัญหาสุขภาพต่างๆของพนักงาน
2.3 มีความยืดหยุ่นสูงในการเปลี่ยนแปลงแก้ไข
2.4 ประหยัดค่าใช้จ่ายต่างๆ
2.5 เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน
2.6 สร้างภาพพจน์ที่ดีให้กับองค์การ
2.7 ช่วยเอื้อประโยชน์ในการติดต่อสื่อสารทั้งภายในและภายนอกสำนักงาน
2.8 เอื้อให้องค์การไปสู่ผลสำเร็จ บรรลุวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้
3.2 สิ่งแวดล้อมในสำนักงานอัตโนมัต
1. ตัวอาคาร
1.1 มีการวางแผนการใช้พื้นที่อย่างละเอียดรอบคอบ คุ้มค่าและเป็นประโยชน์
1.2 มีระบบป้องกันและรักษาความปลอดภัยจากวินาศภัยต่างๆ
1.3 เป็นการใช้พื้นที่ที่ประหยัดพลังงานและใช้พลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ
1.4 การออกแบบตัวอาคารมีความยืดหยุ่นมากที่สุด
2. พื้นที่ทำงานควรได้รับการออกแบบให้มีลักษณะที่เหมาะสมต่อประโยชน์การใช้สอยและมีความปลอดภัยมากที่สุด และส่งผลเสียหรือผลกระทบน้อยที่สุดต่อผู้ทำงาน หลักการออกแบบพื้นที่ทำงานที่ดี คือ
2.1 มีอากาศถ่ายเทได้สะดวกและปราศจากกลิ่นรบกวน
2.2 ไม่มีเสียงดังทำลายสมาธิ ก่อให้เกิดความน่ารำคาญ
2.3 จัดสัดส่วนของพื้นที่กับจำนวนผู้ทำงานเหมาะสม
2.4 จัดพื้นที่ให้โปร่งสบายตา มีการจัดวางของเป็นระเบียบเรียบร้อย
2.5 มีการจัดระบบสายไฟต่างๆเท่าที่จำเป็น
2.6 อุปกรณ์ต่างๆที่ผู้ทำงานทุกคนจำเป็นต้องใช้งานร่วมกัน ควรจัดไว้ในบริเวณพื้นที่ที่เป็นศูนย์กลาง สะดวกและง่ายต่อการนำไปใช้สอย
2.7 ควรแบ่งพื้นที่ของหน่วยงานแต่ละหน่วยงานแยกออกจากกันเป็นสัดส่วน ไม่ปะปนกัน
3. อุณหภูมิและความชื้นมีการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ควบคุมการทำงานของระบบปรับอากาศ ฟอกอากาศและระบายอากาศแบบอัตโนมัติ โดยอาจมีการปรับการทำงานของระบบเองในกรณีที่ระดับอุณหภูมิ คุณภาพอากาศ และปริมาณความชื้น มีค่าแตกต่างไปจากโปรแกรมที่ตั้งไว้
4. สี ควรจัดโทนสีให้เกิดความรู้สึกเย็นสบาย ผ่อนคลาย เช่น สีฟ้าหรือเขียว ในขณะที่ห้องที่ต้องการกระตุ้นให้เกิดความกระฉับกระเฉง ควรจัดสีโทนน้ำตาล ส้ม และเหลืองเพราะเป็นสีที่เร่งเร้า
5. เสียง
5.1 ควรเป็นห้องที่มีการจัดสภาพแวดล้อมห่างแหล่งกำเนิดเสียงรบกวนอย่างต่อเนื่อง
5.2 ควรเลือกใช้วัสดุบุดูดซับเสียง
5.3 ควรแยกเครื่องมืออุปกรณ์ที่ส่งเสียงรบกวนหรือน่ารำคาญแยกไปไว้ในอีกบริเวณต่างหาก เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร เป็นต้น
5.4 มีการลดระดับเสียง
5.5 มีเครื่องมือป้องกันเสียง
6. แสงสว่าง
6.1 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่ไม่มีคอมพิวเตอร์ เช่น ดวงไฟทุกดวงควรมีฝาครอบ ไม่ติดไฟในบริเวณที่แสงสว่างไปถึงเพียงพอ เป็นต้น6.2 การจัดแสงสว่างในสำนักงานที่มีคอมพิวเตอร์ เช่น พยายามจัดวางตำแหน่งจอภาพไม่ให้เกิดแสงสะท้อนของหน้าต่าง ดวงไฟ หรือสิ่งอื่นๆที่มีผิวสว่าง ตำแหน่งหน้าต่างควรจัดอยู่ด้านขวามือของพนักงาน ตำแหน่งดวงไฟ ควรส่องลงมาที่ทำมุม 45 องศากับแนวตั้ง เป็นต้นเรื่องที่ 12.3.3 เฟอร์นิเจอร์และเครื่องมืออุปกรณ์ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
1. โต๊ะ
1.1 โต๊ะทำงาน ควรมีความสูงพอเหมาะกับรูปร่าง ไม่มีปัญหาในการวางพักเท้า เป็นต้น
1.2 โต๊ะประชุม ควรมีพื้นที่เหมาะสมกับปริมาณผู้เข้าร่วมประชุม มีความสูงพอเหมาะ จัดระยะห่างระหว่างผู้เข้าประชุมให้สบายไม่อึดอัด
2. เก้าอี้ ควรให้ความรู้สึกสบายแก่ผู้นั่ง พนักเว้าแนบแผ่นหลังผู้นั่ง มีความสูงพอเหมาะและมีที่พักวางแขน
3. การดูแลบำรุงรักษาอุปกรณ์ในสำนักงานอัตโนมัติ
3.1 คอมพิวเตอร์
3.1.1 การจัดหาสถานที่ที่เหมาะสม- ไม่ตั้งในที่ที่ถูกแสงแดดส่องถึง- ไม่ตั้งในบริเวณที่มีฝุ่นละอองหรือควันไฟ
3.1.2 ทำความสะอาดฟลอปปี้ดิสก์ไดร์ฟด้วยน้ำยาและแผ่นทำความสะอาด
3.1.3 ใช้ผ้าสะอาดชุบน้ำยาทำความสะอาดแป้นพิมพ์
3.1.4 ใช้ผ้าสะอาดนุ่มๆและน้ำยาเช็ดกระจกเช็ดจอภาพ
3.1.5 มีระบบอนุรักษ์จอภาพ
3.2 เครื่องพิมพ์
3.2.1 ศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับการทำงานให้เข้าใจ
3.2.2 หมั่นทำความสะอาดให้ปราศจากฝุ่นละออง
3.2.3 เลือกใช้กระดาษให้เหมาะสมกับชนิดเครื่องพิมพ์
3.3 โทรสาร
3.3.1 หมั่นทำความสะอาดหัวอ่านและหัวพิมพ์ของเครื่อง
3.3.2 ตั้งไว้ในที่ไม่มีฝุ่นและมีอากาศถ่ายเทสะดวก
3.4 เครื่องถ่ายเอกสาร
3.4.1 อย่าตั้งในที่ที่แสงสว่างส่องถึง
3.4.2 ควรควบคุมอุณหภูมิความชื้นในห้อง
3.4.3 พยายามตั้งเครื่องให้ได้ระดับระนาบ
3.5 ระบบเครือข่ายผู้จัดการระบบเครือข่ายจะต้องหมั่นตรวจสอบปริมาณงานที่วิ่งอยู่บนระบบเครือข่ายว่า มีความหนาแน่นเกินไปและส่งผลกระทบต่อความเร็วในการทำงานหรือไม่ อีกสิ่งที่สำคัญก็คือ ระบบรักษาความปลอดภัยจากบุคคลภายนอกและจากไวรัสคอมพิวเตอร์
